Enterprise
Resource Planning
A.
Pengertian dan Tujuan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)
Enterprise
Resource Planning (ERP) adalah sebuah system informasi
perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi
dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. System ERP
didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular.
Tujuan system ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara
keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk
otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis serta pelanggan.
ERP sering disebut sebagai Back Office System
yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam
system ini. . Berbeda
dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti
sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government
dan lain-lain.
Sistem ERP
dapat berada pada server terpusat atau didistribusikan di seluruh modular unit
perangkat keras dan perangkat lunak yang menyediakan “pelayanan” dan
berkomunikasi pada jaringan area lokal. Desain terdistribusi memungkinkan
sebuah bisnis untuk mengumpulkan modul-modul dari vendor yang berbeda tanpa
memerlukan penempatan beberapa salinan yang kompleks, sistem komputer mahal di
daerah-daerah yang tidak akan menggunakan kapasitas penuh.
ERP merupakan suatu cara untuk
mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi.
Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk
mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business
processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena
menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on
time, laporan produksi dan inventori.
Program ERP sangat membantu
perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database
dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan
sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan
menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software
ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara
mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales,
marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.
Tujuan system Enterprice Resource Planning :
a. Otomatisasi dan
integrasi banyak proses bisnis
b. Membagi
database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
c. Menghasilkan
informasi yang real-time
B.
Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)
ERP berkembang dari manufacturing
resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evalusi dari
material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP
secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi
persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti
bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti
penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan
sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya,
Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang
sangat besar dalam manajemen proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu
faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era
1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses
industri.
Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP
di berbagai perusahaan :
§ Enterprise
Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat penjualannya
di tengah industri yang sedang menurun.
§ Enterprise
Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam mencapai
penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya saing yang
signifikan.
Berikut ini tahapan evolusi ERP :
§
Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal
dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material. Produk apa yang akan dibuat, apa yang dperlukan untuk membuat produk, apa
yang sudah dimiliki, apa yang harus disediakan, berapa jumlahnya dan kapan
pelaksanannya.
§ Tahap II : Close-Loop MRP : Merupakan sederetan
fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian
masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika
diperlukan.
§ Tahap III : Manufakturing Resource Planning (MRP II) :
Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:
perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis
dari kebutuhan yang diperlukan
§ Tahap IV : Enterprise Resource Planning : Merupakan
perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya
integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi
dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.
§ Tahap V:
Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun
2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
C.
Implementasi Sistem Informasi yang
Berbasis ERP (udah)
Implementasi ERP pada perusahaan di
Indonesia yang mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis,
meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada
saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan
merupakan masalah yang dihadapi antara lain :
1. Manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek
implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas
tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim,
jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan
kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.
2. Manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar
investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau
peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai
investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan
perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi
teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.
Konsep ERP sendiri mengalami
perkembangan yang cukup panjang. Berawal dari dunia industri yang memulainya
dengan Material Resource Planning (MRP), Close-Loop MRP, Manufacturing Resource
Planning, ERP, Extended ERP II.
Layak sebuah sistem informasi,
sebagai sebuah proses implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase. Yaitu
fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara lebih
mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi fase insiasi, fase evaluasi, fase
negosiasi dan persetujuan, fase modifikasi, fase penyelesaian, dan fase
eksploitasi. Diantara fase-fase ini sangant mungkin terdapat tambahan tahapan
rekayasa proses bisnis dan konversi data.
Sebagaimana dijelaskan pada
bagian awal, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menjalankan bisnis
dengan lebih baik. Oleh Karena itu, implementasi harus dilakukan oleh orang
yang menjalankan bisnis itu sendiri. Bagaimana implementasi ERP dapat
dilakukan dengan baik tentunya membutuhkan beberapa prasyarat dan kondisi
sebagai berikut :
1. Implementasi ERP merupakan proyek besar yang mencakup proses pengambilan
keputusan dan melibatkan banyak orang di perusahaan, termasuk manajemen.
2. Implementasi ERP harus dikerjakan oleh orang-orang yang terlibat dalam proses
bisnis sehingga tanggung jawabnya tidak dapat diserahkan sepenuhnya kepada
vendor. Konsultan atau vendor memang dapat membantu dalam transfer pengetahuan,
namun pelaku bisnis adalah pihak yang paling mengerti serta memiliki kewenangan
dan otoritas untuk mengubah cara dalam mengerjakan sesuatu.
3. Implementasi ERP dapat berjalan apabila melibatkan pihak / orang yang kelak
akan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karenanya tidak dapat dipisahkan
antara implementator dengan user. Mereka harus menjadi bagian yang
menyatu dalam sebuah tim.
4. Implementasi ERP membutuhkan pengorbanan waktu dari serangkaian pekerjaan
rutin yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam bisnis dan operasional
sehari-hari. Proses implementasi memang tidak dapat dijadikan prioritas utama,
tetapi tidak boleh dijadikan prioritas kedua dibawah prioritas rutin dalam
menjalankan bisnis dan operasional. Dalam hal ini dibutuhkan kerelaan untuk
meluangkan waktu.
5. ERP adalah bukan sekedar suatu sistem komputer. ERP merupakan ‘people
system’ yang dijalankan dengan dukungan software dan hardware. Sehingga
membutuhkan dukungan dan partisipasi dan manajemen. Dukungan dan keterlibatan
manajemen inilah yang sangat menentukan keberhasilan.
6. ERP memerlukan serangkaian nilai baru dalam menjalankan bisnis. Jika
perusahaan yang menerapkan ERP tidak mampu mengubah proses kerja, maka
implementasi ERP akan berakibat buruk. Karena aliran data antar fungsi akan
terjadi dengan sangat cepat.
Pendekatan Implementasi ERP
a. The Big Bang : Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan
di seluruh fungsi perusahaan.
•
Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara
simultan di seluruh fungsi perusahaan.
•
Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara
sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya
optimal.
•
Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga
resiko kegagalan tinggi.
b.
Step By Step : Melakukan
impelentasi sedikit demi sedikit.
•
Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap
selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.
•
Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.
•
Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi,
memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi
internal, ongkos tidak terlalu membebani.
•
Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih
panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya
hasil tidak optimal.
c.
Small Bang : Pembuatan model
implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project
dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait.
•
Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau
fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang
terkait.
•
Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas
berkurang.
•
Kekurangannya Kekurangannya adalah adalah membutuhkan
membutuhkan banyak banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antarsite.
D.
Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)
Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise
Resource Planning (ERP), antara lain:
§ Perencanaan sumber daya perusahaan,
atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource
planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur
maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis
yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan
bersangkutan.
§ ERP sering disebut sebagai Back
Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak
dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung
berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer
Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
E.
Macam-macam dan karakteristik Enterprise Resource Planning
(ERP)
Sistem ERP memiliki beberapa
karakteristik sebagai berikut:
§ Sistem ERP
merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik
tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
§ Sistem ERP
mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
§ Sistem ERP
memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
§ Sistem ERP
menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
§ Sistem ERP
mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.
Sedangkan karakteristik ERP menurut
Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :
§ Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang
didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu
secara tradisional atau berbasis jaringan.
§ Sistem ERP memadukan sebagian besar
dari proses bisnis.
§ Sistem ERP memproses sebagian besar
dari transaksi perusahaan.
§ Sistem ERP menggunakan basis data
perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.
§ Sistem ERP memungkinkan mengakses
data secara waktu nyata (real time)
§ Dalam beberapa hal sistem ERP
memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
Macam-macam ERP
Ada dua jenis ERP dari segi penggunaan,
yakni :
a. ERP yang
berbayar
(propiertary)
b. ERP yang gratis
(open source)
10 software ERP Berbayar
(propiertary):
1.
Microsoft Dynamic
2.
SAP R3, sebelumnya bernama SAP ERP
3.
SAP Business One
4.
Infor ERP X2. ERP berbasis IBM
5.
Net Suite
6.
Exact Software
7.
SYSPRO
8.
Accpac
9.
Epicor
10.
Excel ERP
5 Software Gratis (open source) :
1. Open Bravo
Openbravo
adalah sebuah program berbasis web yang berbasis open source program ERP
Compiere. Memberikan status seluruh perusahaan yang mencakup informasi
produksi, inventaris, informasi pelanggan, agar informasi pelacakan dan alur
kerja. Beberapa fitur utamanya termasuk
dimensi pelaporan, alert, email, navigasi keyboard.
2. Compiere
Compiere diatur
unik untuk menghindari duplikasi informasi dan kebutuhan untuk
sinkronisasi. Dengan desain yang inovatif mudah Compiere memungkinkan
kustomisasi aplikasi. Modul termasuk dalam solusi ERP termasuk manajemen
hubungan pelanggan, Quote untuk Tunai, daftar permintaan-to-Pay, Partner
Relations Management, Warehouse, Supply Chain Management, Performance Analysis,
Double-entry Pembukuan, Work-aliran-Manajemen dan Web Store.
3. xTuple
The PostBooks
adalah xTuple terintegrasi ERP, CRM dan sistem akuntansi, berdasarkan ERP
xTuple Suite. Sistem ERP dibangun dengan database PostgreSQL open source
dan open source Qt framework untuk C + +. PostBooks lintas platform adalah aplikasi yang berjalan
sama baiknya pada Windows, Linux dan Mac. Hal ini sepenuhnya
internasionalisasi dengan dukungan untuk multiple struktur pajak, multi-mata
uang, multilingual terjemahan xTuple kemasan dikelola oleh komunitas global.
4. OpenERP
Ini adalah
open source ERP lengkap software, yang dirancang untuk mengatasi kebutuhan
perusahaan dan proses. Mengintegrasikan OpenERP akuntansi, jam, penjualan,
crm, pembelian, stok, produksi, jasa manajemen, manajemen proyek, kampanye
pemasaran. Menawarkan klien dan server terpisah komponen dan
XML-RPCinterface. Selain Linux, Windows dan Mac
interface, OpenERP memiliki antarmuka web eTiny yang juga tersedia untuk web
TurboGears kerangka.
5. Apache OFBIz
Apache OFBiz dibangun pada teknologi
open source dan standar seperti Java, Java Enterprise Edition (JEE), XML dan
SOAP. Apache OFBiz memiliki berbagai fungsi
yang meliputi:
a.
Asset Maintenance
b.
Catalogue dan Manajemen Produk
c.
Fasilitas dan Warehouse
Management
d.
Manufaktur Order Processing
e.
Inventory Management, otomatis
pengisian ulang saham dll
f.
Content Management System (CMS)
g.
Orang-orang dan Group
Management
h.
Project Management
i.
Sales Force Automation
j.
Kerja Manajemen Usaha
k.
Electronic Point Of Sale (EPOS)
l.
Ecommerce
m.
Sumber daya manusia (SDM)
F.
Modul – Modul Standar
Secara umum,
modul yang tersedia dalam software ERP terbagi atas modul utama yakni Operasi
serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam
suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:
1.
Keuangan
§ Akuntansi Finansial : Secara
fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola
seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data
dari beberapa departemen.
§ Kontrol :
Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan
antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
§ Fixed Asset Management : Dalam
menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan
untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung
pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga
depresiasi nilai aktiva.
2.
Logistik
Modul logistik secara fungsional
digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang
digunakan oleh perusahaan.
3. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia adalah asset
terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari
mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan
rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji,
manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga
perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya
manusia.
§ Knowledge & Experience
Knowledge adalah pengetahuan
tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala
sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan
tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya
permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan
yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan.
Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya
kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.
§ Selection Methodology
Ada struktur proses seleksi yang
sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP.
Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized,
focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak
dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas
yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP:
analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan
analisa software.
§ Analisa Business Strategy.
Mencakup beberapa hal seperti :
c. Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan
d. Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan
e. Strategi bisnis dan objective perusahaan
f. Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis
g. Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan
h. Target bisnis
§ Analisa People
Mencakup beberapa hal, seperti :
a.
Komitment manajemen dalam
implementasi ERP.
b.
Unit atau orang yang terlibat
dalam implementasi ERP
c.
Komitment orang yang terlibat
dalam tim implementasi ERP
d.
Harapan dan kebutuhan end user
dari implementasi ERP
e.
Penghragaan manajemen terhadap
kesuksesan implementasi ERP
f.
Keterlibatan konsultan dalam
implementasi ERP dari awal hingga akhir.
§ Analisa Infrastruktur
Mencakup beberapa hal, seperti :
a.
Kelengkapan infrastruktur
(overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary
system)
b.
Ketersediaan anggaran dalam
penyediaan infrastruktur.
c.
Kebutuhan infrastruktur untuk
implementasi ERP
§ Analisa Software
Mencakup beberapa hal, seperti :
a.
Fleksibilitas software ERP
terhadap kondisi perusahaan.
b.
Daya dukung service dari vendor
c.
Analisa kebutuhan waktu
4. Business Process Support
Setiap perusahaan selalu terkait
dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut
digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.
5.
Rantai Pasokan (SCM = Supply Chain Management)
SCM sebenarnya adalah modul yang
menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan
SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif
dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi
penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi
permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.
6.
Dukungan E-Commerce
Transaksi
elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang
mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce
yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang
berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.
G.
Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)
Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:
1. Integrasi data
keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif
perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan
perusahaan dengan lebih baik. Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga
top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan
lebih baik.
2. Standarisasi
Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan
menggunakan sistem dengan cara yang sama melalui implementasi
best practice . Dengan demikian, operasional perusahaan akan
berjalan dengan lebih efisien dan efektif sehingga terjadi
peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas
produk.
3. Standarisasi
Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang
standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk
semua divisi yang ada dalam perusahaan. Terutama untuk
perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah
dan jenis bisnis yang berbeda-beda
Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat
dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat
dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya,
seperti:
§ Pengurangan lead-time dan cycle time order
§ Membantu organisasi dalam mengendalikan
bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori
§ Peningkatan kontrol keuangan
§ Penurunan inventori
§ Penurunan tenaga kerja secara total
§ Peningkatan service level
§ Peningkatan sales
§ Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
§ Peningkatan market share perusahaan
§ Pengiriman tepat waktu
§ Kinerja pemasok yang lebih baik
§ Peningkatan fleksibilitas
§ Penggunaan sumber daya yang lebih baik
H.
Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)
Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan
ERP antara lain adalah:
§ Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan
pengembangannya
§ Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
§ Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang
baru
§ Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
§ Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP
Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan.
Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
§ Implementasi
ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus
merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya
resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan
proses dari bisnis.
§ Biaya
implementasi ERP yang sangat mahal
§ Organisasi
hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak
mempersiapkan personilnya untuk berubah
§ Permasalahan
lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang
lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya
I.
Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)
Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan
implementasi sebuah ERP :
§ Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan
yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di
sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
§ Change Management yang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan
selalu diikuti dengan perubahan "kebiasaan" dalam perusahaan
tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan
kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan
sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini
perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat
perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh
sistem baru.
§ Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita
banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang
akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
§ Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal
perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan
implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk
keberhasilan implementasi ini
§ Good Consultant
Pengalaman konsultan yang
melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi.
J.
Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara
Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP
adalah :
v Manajemen
perubahan dan training.
Biasanya
kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus
dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya
dilaksanakan seawal mungkin.
Maka dari
itu dari awal sudah harus dikukuhkan dan komitmen bersama untuk menggunakan
system yang baru , memberikan pelatihan seawal mungkin bukan hanya kemampuan
dari staf teknis tetapi juga komunitas pengguna yang seharusnya benar-benar
bekerja dengan system. Perusahaan harus menemukan orang yang tepat atau
organisasi untuk melakukan pelatihan. ERP mengubah cara perusahaan melakukan bisnis
tetapi bukannya melatih semua orang di perusahaan tentang tata cara untuk
melakukan bisnis secara berbeda, mereka hanya dilatih untuk menggunakan
perangkat lunak computer baru.
v Perencanaan
yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa
area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada
konfigurasi sistem.
v Meremehkan
keahlian IT.
Implementasi
ERP membutuhkan keahlian staff untuk ditingkatkan dengan baik melalui
pendidikan dan pelatihan . Pendidikan adalah tentang mengapa, siapa, dan dimana
sedangkan pelatihan sebagai bagaimana.
v Manajemen
proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang
mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan
melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung
jawab. Sangat penting untuk menyatakan keahlian-keahlian yang dimiliki oleh
perusahaan sebelum memulai proyek.
v Percobaan-percobaan
teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun
interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya
diremehkan.
v Rendahnya
keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan
keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri
dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.
v Meremehkan
sumber daya
Sebagian besar budget melebihi
target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian
integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya
konsultan.
v Evaluasi
software yang tidak mencukupi.
Organisasi
biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai
mereka sepakat untuk membeli.
Untuk
mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:
§ Implementasi Change Acceleration
Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam
implementasi ERP.
§ Pendekatan dengan user sebelum
penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan
kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif
dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
§ Pengembangan Sistem Recovery dalam
Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus
dengan perencanaan yang matang.
v Kurangnya komitmen top management
v Kurangnya sumberdaya
(manusia, infrastruktur dan modal)
v Kurangnya komunikasi
v Saran penghematan yang
menyesatkan
K. Software Enterprise Resource
Planning (ERP)
Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi
bayar maupun open source yaitu :
- Acumatica
- Dynamics AX
- Compiere
- ORACLE
- JDE
- BAAN
- MFGPro
- Protean
- Magic
- aLTiUs
- SAP
- Onesoft
- IFS
- AGRESSO
- INTACS
- BOSERP
- EuClid System
- Mincom Ellipse
- Axapta
- SPIN – Datadigi Indonesia
- WD ERP-SYS
Berikut ini akan dibahas 3 saja mengenai software ERP
yang beredar pada saat ini :
1. AXAPTA
Micfosoft
Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah
aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul
manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan
business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan
berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari
masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan
keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada
perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi
perusahaan yang memiliki multi lokasi.
Microsoft
Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku
besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan,
dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )
2. ORACLE ERP
Basis data Oracle adalah basis data
relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis
data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada
tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat
digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows,
namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX.
Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.
3. SAP
SAP adalah
perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan
berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang
terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk
mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna
dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle,
Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan
produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.
11. Biaya Implementasi Enterprise
Resource Planning (ERP)
Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi
ERP
Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi,
sebagai berikut:
1. Skala SME
(Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 – US$ 700.000
2. Skala Medium
berkisar dari US$ 700.000 – US$ 3 juta
3. Skala besar
lebih dari US$ 3 juta
12. Perusahaan Pengguna Enterprise
Resource Planning (ERP)
Gambar dibawah ini merupakan
beberapa perusahaan yang menerapkan sistem ERP.
-
See more at: http://ayie1927.blogspot.com/2013/05/enterprise-resource-planning-erp.html#sthash.wdAFzcxX.dpuf