Tugas Kampus: ERP

Description: http://phidya.files.wordpress.com/2010/04/erp1.gif?w=640

Enterprise Resource Planning

A. Pengertian dan Tujuan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. System ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak modular. Tujuan system ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan. ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis serta pelanggan.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam system ini. . Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Sistem ERP dapat berada pada server terpusat atau didistribusikan di seluruh modular unit perangkat keras dan perangkat lunak yang menyediakan “pelayanan” dan berkomunikasi pada jaringan area lokal. Desain terdistribusi memungkinkan sebuah bisnis untuk mengumpulkan modul-modul dari vendor yang berbeda tanpa memerlukan penempatan beberapa salinan yang kompleks, sistem komputer mahal di daerah-daerah yang tidak akan menggunakan kapasitas penuh.

ERP merupakan suatu cara untuk mengelola sumber daya perusahaan dengan menggunakan teknologi informasi. Penggunaan ERP yang dilengkapi dengan hardware dan software untuk mengkoordinasi dan mengintegrasikan data informasi pada setiap area business processes untuk menghasilkan pengambilan keputusan yang cepat karena menyediakan analisa dan laporan keuangan yang cepat, laporan penjualan yang on time, laporan produksi dan inventori.

Program ERP sangat membantu perusahaan yang memiliki bisnis proses yang luas, dengan menggunakan database dan reporting tools manajemen yang terbagi. Business processes merupakan sekelompok aktivitas yang memerlukan satu jenis atau lebih input yang akan menghasilkan sebuah output dimana output ini merupakan value untuk konsumen. Software ERP mendukung pengoperasian yang efisien dari business processes dengan cara mengintegrasikan aktivitas-aktivitas dari keseluruhan bisnis termasuk sales, marketing, manufacturing, logistic, accounting, dan staffing.

Tujuan system Enterprice Resource Planning :

a. Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis

b. Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise

c. Menghasilkan informasi yang real-time

d. Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

B. Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)

ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.

Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan :

§ Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat penjualannya di tengah industri yang sedang menurun.

§ Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya saing yang signifikan.

Berikut ini tahapan evolusi ERP :

§ Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material. Produk apa yang akan dibuat, apa yang dperlukan untuk membuat produk, apa yang sudah dimiliki, apa yang harus disediakan, berapa jumlahnya dan kapan pelaksanannya.

§ Tahap II : Close-Loop MRP : Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.

§ Tahap III : Manufakturing Resource Planning (MRP II) : Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan

§ Tahap IV : Enterprise Resource Planning : Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.

§ Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

C. Implementasi Sistem Informasi yang Berbasis ERP (udah)

Implementasi ERP pada perusahaan di Indonesia yang mempunyai harapan untuk mempercepat proses bisnis, meningkatkan efisiensi, dan meraup pendapatan yang lebih besar. Namun, pada saat implementasi banyak faktor yang dapat menggagalkan implementasi dan merupakan masalah yang dihadapi antara lain :

1. Manajemen tidak menyediakan proyek tim yang terbaik pada proyek implementasi menyangkut kompetensi anggota tim, kredibilitas dan kreativitas tim proyek, kepemimpinan tim yang efektif, komitmen tim, tanggung jawab tim, jumlah tim yang memadai, tanggungjawab yang tumpang tindih pada tim, pendekatan kerja yang kurang jelas, tujuan yang tidak dipahami oleh tim proyek.

2. Manajemen tidak mampu membedakan bahwa e-business bukanlah sekedar investasi teknologi informasi melainkan perbaikan proses bisnis atau peningkatan bisnis dengan didukung teknologi informasi. Akibatnya nilai investasi e-business yang ditanamkan tak bisa kembali, karena banyak pimpinan perusahaan yang memiliki pengertian bahwa e-business adalah sekedar investasi teknologi informasi, bukan investasi bisnis yang didukung teknologi informasi.

Konsep ERP sendiri mengalami perkembangan yang cukup panjang. Berawal dari dunia industri yang memulainya dengan Material Resource Planning (MRP), Close-Loop MRP, Manufacturing Resource Planning, ERP, Extended ERP II.

Layak sebuah sistem informasi, sebagai sebuah proses implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase. Yaitu fase inisiasi, pelaksanaan dan penyelesaian proses. Namun secara lebih mendetail, fase-fase ini dibagi menjadi fase insiasi, fase evaluasi, fase negosiasi dan persetujuan, fase modifikasi, fase penyelesaian, dan fase eksploitasi. Diantara fase-fase ini sangant mungkin terdapat tambahan tahapan rekayasa proses bisnis dan konversi data.

Sebagaimana dijelaskan pada bagian awal, tujuan dari implementasi ERP adalah untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik. Oleh Karena itu, implementasi harus dilakukan oleh orang yang menjalankan bisnis itu sendiri. Bagaimana implementasi ERP dapat dilakukan dengan baik tentunya membutuhkan beberapa prasyarat dan kondisi sebagai berikut :

1. Implementasi ERP merupakan proyek besar yang mencakup proses pengambilan keputusan dan melibatkan banyak orang di perusahaan, termasuk manajemen.

2. Implementasi ERP harus dikerjakan oleh orang-orang yang terlibat dalam proses bisnis sehingga tanggung jawabnya tidak dapat diserahkan sepenuhnya kepada vendor. Konsultan atau vendor memang dapat membantu dalam transfer pengetahuan, namun pelaku bisnis adalah pihak yang paling mengerti serta memiliki kewenangan dan otoritas untuk mengubah cara dalam mengerjakan sesuatu.

3. Implementasi ERP dapat berjalan apabila melibatkan pihak / orang yang kelak akan mengoperasikan sistem tersebut. Oleh karenanya tidak dapat dipisahkan antara implementator dengan user. Mereka harus menjadi bagian yang menyatu dalam sebuah tim.

4. Implementasi ERP membutuhkan pengorbanan waktu dari serangkaian pekerjaan rutin yang dilakukan oleh orang yang terlibat dalam bisnis dan operasional sehari-hari. Proses implementasi memang tidak dapat dijadikan prioritas utama, tetapi tidak boleh dijadikan prioritas kedua dibawah prioritas rutin dalam menjalankan bisnis dan operasional. Dalam hal ini dibutuhkan kerelaan untuk meluangkan waktu.

5. ERP adalah bukan sekedar suatu sistem komputer. ERP merupakan ‘people system’ yang dijalankan dengan dukungan software dan hardware. Sehingga membutuhkan dukungan dan partisipasi dan manajemen. Dukungan dan keterlibatan manajemen inilah yang sangat menentukan keberhasilan.

6. ERP memerlukan serangkaian nilai baru dalam menjalankan bisnis. Jika perusahaan yang menerapkan ERP tidak mampu mengubah proses kerja, maka implementasi ERP akan berakibat buruk. Karena aliran data antar fungsi akan terjadi dengan sangat cepat.

Pendekatan Implementasi ERP

a. The Big Bang : Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan.

• Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan.

• Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal.

• Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.

b. Step By Step : Melakukan impelentasi sedikit demi sedikit.

• Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.

• Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.

• Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani.

• Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.

c. Small Bang : Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait.

• Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait.

• Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang.

• Kekurangannya Kekurangannya adalah adalah membutuhkan membutuhkan banyak banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antarsite.

D. Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)

Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:

§ Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

§ ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

E. Macam-macam dan karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

§ Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.

§ Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.

§ Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.

§ Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.

§ Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. O’Leary meliputi hal-hal sebagai berikut :

§ Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.

§ Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.

§ Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.

§ Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan setiap data sekali saja.

§ Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)

§ Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.

Macam-macam ERP

Ada dua jenis ERP dari segi penggunaan, yakni :

a. ERP yang berbayar (propiertary)

b. ERP yang gratis (open source)

10 software ERP Berbayar (propiertary):

1. Microsoft Dynamic

2. SAP R3, sebelumnya bernama SAP ERP

3. SAP Business One

4. Infor ERP X2. ERP berbasis IBM

5. Net Suite

6. Exact Software

7. SYSPRO

8. Accpac

9. Epicor

10. Excel ERP

5 Software Gratis (open source) :

1. Open Bravo

Openbravo adalah sebuah program berbasis web yang berbasis open source program ERP Compiere. Memberikan status seluruh perusahaan yang mencakup informasi produksi, inventaris, informasi pelanggan, agar informasi pelacakan dan alur kerja. Beberapa fitur utamanya termasuk dimensi pelaporan, alert, email, navigasi keyboard.

2. Compiere

Compiere diatur unik untuk menghindari duplikasi informasi dan kebutuhan untuk sinkronisasi. Dengan desain yang inovatif mudah Compiere memungkinkan kustomisasi aplikasi. Modul termasuk dalam solusi ERP termasuk manajemen hubungan pelanggan, Quote untuk Tunai, daftar permintaan-to-Pay, Partner Relations Management, Warehouse, Supply Chain Management, Performance Analysis, Double-entry Pembukuan, Work-aliran-Manajemen dan Web Store.

3. xTuple

The PostBooks adalah xTuple terintegrasi ERP, CRM dan sistem akuntansi, berdasarkan ERP xTuple Suite. Sistem ERP dibangun dengan database PostgreSQL open source dan open source Qt framework untuk C + +. PostBooks lintas platform adalah aplikasi yang berjalan sama baiknya pada Windows, Linux dan Mac. Hal ini sepenuhnya internasionalisasi dengan dukungan untuk multiple struktur pajak, multi-mata uang, multilingual terjemahan xTuple kemasan dikelola oleh komunitas global.

4. OpenERP

Ini adalah open source ERP lengkap software, yang dirancang untuk mengatasi kebutuhan perusahaan dan proses. Mengintegrasikan OpenERP akuntansi, jam, penjualan, crm, pembelian, stok, produksi, jasa manajemen, manajemen proyek, kampanye pemasaran. Menawarkan klien dan server terpisah komponen dan XML-RPCinterface. Selain Linux, Windows dan Mac interface, OpenERP memiliki antarmuka web eTiny yang juga tersedia untuk web TurboGears kerangka.

5. Apache OFBIz

Apache OFBiz dibangun pada teknologi open source dan standar seperti Java, Java Enterprise Edition (JEE), XML dan SOAP. Apache OFBiz memiliki berbagai fungsi yang meliputi:

a. Asset Maintenance

b. Catalogue dan Manajemen Produk

c. Fasilitas dan Warehouse Management

d. Manufaktur Order Processing

e. Inventory Management, otomatis pengisian ulang saham dll

f. Content Management System (CMS)

g. Orang-orang dan Group Management

h. Project Management

i. Sales Force Automation

j. Kerja Manajemen Usaha

k. Electronic Point Of Sale (EPOS)

l. Ecommerce

m. Sumber daya manusia (SDM)

F. Modul – Modul Standar

Secara umum, modul yang tersedia dalam software ERP terbagi atas modul utama yakni Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan Akunting serta Sumber Daya Manusia Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

1. Keuangan

§ Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.

§ Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.

§ Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan, penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.

2. Logistik

Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.

3. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

§ Knowledge & Experience

Knowledge adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar. Experience adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya permasalahan. Knowledge tanpa experience menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan. Experience tanpa knowledge bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup.

§ Selection Methodology

Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP. Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple. Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP. Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software.

§ Analisa Business Strategy.

Mencakup beberapa hal seperti :

c. Level kompetisi di pasar dan ekspektasi pelanggan

d. Keunggulan komparatif yang dimiliki perusahaan

e. Strategi bisnis dan objective perusahaan

f. Proses bisnis eksis dan rencana perubahan proses bisnis

g. Prioritas bisnis dan prioritas objective perusahaan

h. Target bisnis

§ Analisa People

Mencakup beberapa hal, seperti :

a. Komitment manajemen dalam implementasi ERP.

b. Unit atau orang yang terlibat dalam implementasi ERP

c. Komitment orang yang terlibat dalam tim implementasi ERP

d. Harapan dan kebutuhan end user dari implementasi ERP

e. Penghragaan manajemen terhadap kesuksesan implementasi ERP

f. Keterlibatan konsultan dalam implementasi ERP dari awal hingga akhir.

§ Analisa Infrastruktur

Mencakup beberapa hal, seperti :

a. Kelengkapan infrastruktur (overall networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary system)

b. Ketersediaan anggaran dalam penyediaan infrastruktur.

c. Kebutuhan infrastruktur untuk implementasi ERP

§ Analisa Software

Mencakup beberapa hal, seperti :

a. Fleksibilitas software ERP terhadap kondisi perusahaan.

b. Daya dukung service dari vendor

c. Analisa kebutuhan waktu

4. Business Process Support

Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri. Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam perusahaan.

5. Rantai Pasokan (SCM = Supply Chain Management)

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan.

6. Dukungan E-Commerce

Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.

G. Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

1. Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan perusahaan dengan lebih baik. Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik.

2. Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama melalui implementasi best practice . Dengan demikian, operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk.

3. Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP, membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan. Terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yang berbeda-beda

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur. Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment (ROI), dan komponen lainnya, seperti:

§ Pengurangan lead-time dan cycle time order

§ Membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori

§ Peningkatan kontrol keuangan

§ Penurunan inventori

§ Penurunan tenaga kerja secara total

§ Peningkatan service level

§ Peningkatan sales

§ Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen

§ Peningkatan market share perusahaan

§ Pengiriman tepat waktu

§ Kinerja pemasok yang lebih baik

§ Peningkatan fleksibilitas

§ Penggunaan sumber daya yang lebih baik

H. Kerugian dan Kelemahan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

§ Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya

§ Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran

§ Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru

§ Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik

§ Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

§ Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.

§ Biaya implementasi ERP yang sangat mahal

§ Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah

§ Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya

I. Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) (udah)

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :

§ Bisnis proses yang matang.

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.

§ Change Management yang baik.

Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan "kebiasaan" dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.

§ Komitmen

Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

§ Kerjasama

Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini

§ Good Consultant

Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah implementasi.

J. Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya

Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

v Manajemen perubahan dan training.

Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.

Maka dari itu dari awal sudah harus dikukuhkan dan komitmen bersama untuk menggunakan system yang baru , memberikan pelatihan seawal mungkin bukan hanya kemampuan dari staf teknis tetapi juga komunitas pengguna yang seharusnya benar-benar bekerja dengan system. Perusahaan harus menemukan orang yang tepat atau organisasi untuk melakukan pelatihan. ERP mengubah cara perusahaan melakukan bisnis tetapi bukannya melatih semua orang di perusahaan tentang tata cara untuk melakukan bisnis secara berbeda, mereka hanya dilatih untuk menggunakan perangkat lunak computer baru.

v Perencanaan yang buruk.

Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

v Meremehkan keahlian IT.

Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff untuk ditingkatkan dengan baik melalui pendidikan dan pelatihan . Pendidikan adalah tentang mengapa, siapa, dan dimana sedangkan pelatihan sebagai bagaimana.

v Manajemen proyek yang buruk.

Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab. Sangat penting untuk menyatakan keahlian-keahlian yang dimiliki oleh perusahaan sebelum memulai proyek.

v Percobaan-percobaan teknologi.

Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.

v Rendahnya keterlibatan Eksekutif.

Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

v Meremehkan sumber daya

Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.

v Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:

§ Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.

§ Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.

§ Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.

v Kurangnya komitmen top management

v Kurangnya sumberdaya (manusia, infrastruktur dan modal)

v Kurangnya komunikasi

v Saran penghematan yang menyesatkan

K. Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut adalah software ERP yang saat ini beredar, baik yang berlisensi bayar maupun open source yaitu :

Acumatica
Dynamics AX
Compiere
ORACLE
JDE
BAAN
MFGPro
Protean
Magic
aLTiUs
SAP
Onesoft
IFS
AGRESSO
INTACS
BOSERP
EuClid System
Mincom Ellipse
Axapta
SPIN – Datadigi Indonesia
WD ERP-SYS

Description: http://phidya.files.wordpress.com/2010/04/erp-image.jpg?w=640

Berikut ini akan dibahas 3 saja mengenai software ERP yang beredar pada saat ini :

1. AXAPTA

Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management, financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.

Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )

2. ORACLE ERP

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.

3. SAP

SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas menengah ke atas.

11. Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP